Desvendando os Aditivos em contratos provenientes de Atas de Registro de Preço: Um Guia para Gestores e Fornecedores

Juliano Machado

Compreenda as Nuances, Regras e Procedimentos para a Formalização de Aditivos em ARP e Garanta a Eficiência de Seus Contratos Públicos.

As Atas de Registro de Preço (ARPs) representam um instrumento fundamental para a eficiência e a agilidade das contratações públicas, estabelecendo preços e condições para futuras aquisições de bens e serviços por órgãos e entidades da administração pública. No entanto, ao longo da vigência de uma ARP, podem surgir situações que demandem alterações nas condições inicialmente pactuadas. É nesse contexto que os aditivos em atas de registro de preço se tornam ferramentas cruciais, permitindo a adaptação dos termos contratuais a novas necessidades e realidades do mercado.

Compreender profundamente o funcionamento dos aditivos em ARP é essencial tanto para os gestores públicos, responsáveis pela condução dos processos de contratação, quanto para os fornecedores, que buscam oportunidades de negócios com o governo.

O desconhecimento das regras específicas, dos cuidados necessários e dos procedimentos para a formalização desses aditivos pode levar a insegurança jurídica, prejuízos financeiros e até mesmo a questionamentos por parte dos órgãos de controle.

Neste artigo, exploraremos em profundidade o universo dos aditivos em atas de registro de preço, abordando desde os fundamentos legais até os aspectos práticos da sua formalização. Nosso objetivo é fornecer um guia educativo, capaz de esclarecer as suas dúvidas e prepará-lo para lidar com essa importante ferramenta de gestão contratual no âmbito das licitações públicas.

A Essência e a Finalidade da Ata de Registro de Preço (ARP) no Cenário das Licitações

Antes de nos aprofundarmos nos aditivos, é fundamental revisitarmos o conceito e a finalidade da Ata de Registro de Preço. A ARP é um documento resultante de um processo licitatório na modalidade concorrência ou pregão, que registra os preços, os fornecedores, as quantidades e as condições para futuras contratações. Sua principal vantagem reside na possibilidade de realizar diversas aquisições ou contratações ao longo de um período determinado (geralmente 12 meses, prorrogáveis por igual período), sem a necessidade de realizar um novo processo licitatório a cada demanda.

A licitação ARP, portanto, busca otimizar o processo de compras governamentais, garantindo economia de escala, padronização de itens e agilidade nas contratações. A existência da ARP não obriga a administração a contratar, mas confere o direito de fazê-lo aos órgãos e entidades participantes ou aderentes, dentro das condições estabelecidas no documento.

A Necessidade de Aditivos: Adaptando a ARP às Dinâmicas do Mundo Real

Embora a Ata de Registro de Preço seja um instrumento de planejamento e previsibilidade, o cenário econômico, as necessidades da administração e as próprias características do mercado podem evoluir ao longo de sua vigência. É nesse contexto que a possibilidade de realizar aditivos se mostra essencial para garantir a efetividade e a continuidade das contratações.

Um aditivo em registro de preço é um instrumento formal que visa alterar as condições originalmente estabelecidas na ARP. Essas alterações podem envolver diversos aspectos, como a prorrogação do prazo de vigência, por exemplo. Em situações específicas e devidamente justificadas, a administração pode prorrogar o prazo de validade da ARP, permitindo que as contratações continuem sendo realizadas sob as mesmas condições por um período adicional.

Pode haver, ainda, a necessidade de aumentar ou diminuir as quantidades dos bens ou serviços registrados na ata, dentro dos limites legais estabelecidos. Um pouco mais complicado, mas igualmente possível, é revisão ou reajuste de preços. Em decorrência de fatores econômicos supervenientes, como inflação ou variações significativas nos custos dos insumos, pode ser necessário revisar ou reajustar os preços registrados na ARP, seguindo os critérios definidos no edital e na legislação pertinente.

Em casos excepcionais e devidamente justificados, pode ser necessária a alteração das especificações técnicas dos bens ou serviços registrados, desde que não haja descaracterização do objeto original da licitação. Pode, ainda, ser possível incluir ou excluir itens da ARP, desde que essa alteração não comprometa o equilíbrio econômico-financeiro inicial.

Alterações em Contratos Derivados de Ata de Registro de Preços sob a Ótica da Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021)

A formalização de aditivos em atas de registro de preço não é um processo discricionário e está sujeita a regras específicas estabelecidas na legislação e nos próprios editais de licitação. É crucial que tanto os gestores públicos quanto os fornecedores estejam cientes dessas regras para garantir a legalidade e a transparência dos procedimentos.
A principal base legal para os aditivos em contratos administrativos, incluindo aqueles decorrentes de ARPs, é a Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/21), que estabelece limites e condições para a alteração dos contratos.

Os artigos 124 a 136 da Lei nº 14.133/2021 regem as possibilidades e limites para a alteração de contratos administrativos. Ao se tratar de uma licitação que adota a Ata de Registro de Preços (ARP), é fundamental compreender que estes dispositivos incidem diretamente sobre os contratos que são celebrados com base na referida ata, e não sobre a ARP em si, que é um documento que registra preços e fornecedores para contratações futuras.

A Ata de Registro de Preços, por sua natureza, estabelece as condições iniciais (preços, quantitativos estimados, fornecedores) que nortearão os contratos dela decorrentes. As alterações previstas nos artigos em questão tornam-se aplicáveis no momento da execução dos contratos firmados com os fornecedores registrados na ARP.

O artigo 124 da Lei de Licitações elenca as hipóteses em que os contratos podem ser alterados, mediante justificativa. Para contratos originados de ARP, as possibilidades são as mesmas de outros contratos regidos pela Lei 14.133/2021, dividindo-se em:

• Alteração Unilateral pela Administração (Inciso I): quando houver modificação do projeto ou especificações para melhor adequação técnica ou quando necessária a modificação do valor em decorrência de acréscimo ou diminuição quantitativa do objeto, respeitados os limites legais.

Aplicabilidade: A Administração pode, unilateralmente, alterar o contrato firmado com base na ARP, desde que se enquadre nestas hipóteses e respeite os limites e condições estabelecidas na ARP e no próprio contrato.

• Alteração por Acordo entre as Partes (Inciso II): quando ocorrer a substituição da garantia de execução; Modificação do regime de execução ou modo de fornecimento, comprovada a inaplicabilidade dos termos originais; Modificação da forma de pagamento por circunstâncias supervenientes, mantido o valor inicial atualizado e vedada a antecipação sem contraprestação; Restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro inicial em caso de força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis/previsíveis de consequências incalculáveis que inviabilizem a execução, respeitada a matriz de riscos.

Aplicabilidade: As partes (Administração e contratado com base na ARP) podem acordar alterações no contrato, desde que se enquadrem nestas hipóteses. O reequilíbrio econômico-financeiro (alínea "d") é um ponto crucial que pode ser demandado em contratos derivados de ARP caso eventos supervenientes afetem a equação original estabelecida na licitação que gerou a ata.

Falhas de Projeto em Obras/Serviços de Engenharia (Art. 124, § 1º): Alterações decorrentes de falhas de projeto ensejam apuração de responsabilidade do técnico e ressarcimento à Administração. Aplicabilidade: Se o contrato derivado da ARP for de obras ou serviços de engenharia e houver falhas de projeto que demandem alteração contratual, aplica-se esta regra.

Desapropriação, etc. em Obras/Serviços de Engenharia (Art. 124, § 2º): Garante o reequilíbrio econômico-financeiro quando a execução for impedida por atrasos em procedimentos como desapropriação, alheios ao contratado. Aplicabilidade: Relevante para contratos de obras e serviços de engenharia firmados com base em ARP, protegendo o contratado de atrasos causados pela Administração.

Limites para Alterações Unilaterais de Valor (Art. 125): Define os limites para acréscimos ou supressões quantitativas unilaterais: até 25% do valor inicial atualizado para obras, serviços ou compras, e até 50% para reformas de edifício ou equipamento. Aplicabilidade: Estes limites se aplicam aos contratos celebrados com base na ARP. A Administração pode aditar o contrato para aumentar ou diminuir quantitativos dentro desses percentuais, mesmo que a contratação inicial baseada na ARP fosse de um quantitativo menor do que o total registrado na ata para aquele fornecedor.

Proibição de Transfigurar o Objeto (Art. 126): As alterações unilaterais não podem modificar o objeto da contratação. Aplicabilidade: O objeto do contrato firmado com base na ARP deve ser mantido, não podendo ser substancialmente alterado por modificação unilateral.

Fixação de Preços Unitários em Aditamentos (Art. 127): Se o contrato não tiver preço unitário para item aditado, este será fixado com base na relação entre a proposta e o orçamento-base da Administração, respeitados os preços de referência/mercado na data do aditamento e os limites do Art. 125. Aplicabilidade: Caso um contrato derivado de ARP precise ter um item novo adicionado (dentro dos limites do Art. 125) para o qual não havia preço unitário previsto na ARP/contrato original, este artigo define como o preço será estabelecido.

Manutenção da Diferença em Obras/Serviços de Engenharia (Art. 128): Em contratos de obras e serviços de engenharia, a diferença entre o valor global do contrato e o preço global de referência não pode ser reduzida em favor do contratado por aditamentos que modifiquem a planilha. Aplicabilidade: Aplica-se a contratos de obras e serviços de engenharia firmados com base em ARP, visando a transparência e a manutenção da vantagem obtida na licitação.

Pagamento por Materiais Adquiridos em Caso de Supressão (Art. 129): Se houver supressão unilateral de objeto e o contratado já tiver adquirido materiais, a Administração deve pagá-los pelos custos comprovados e reajustados, podendo haver indenização por outros danos comprovados. Aplicabilidade: Esta regra protege o contratado que, confiando no contrato derivado da ARP, já tiver investido na aquisição de materiais para o cumprimento do objeto que foi suprimido unilateralmente.

Restabelecimento do Equilíbrio Econômico-Financeiro em Alterações Unilaterais (Art. 130): Se a alteração unilateral aumentar ou diminuir os encargos do contratado, a Administração deve reestabelecer o equilíbrio no mesmo termo aditivo. Aplicabilidade: Garante que o contratado, ao ter seu contrato derivado de ARP alterado unilateralmente, não seja prejudicado financeiramente pela modificação imposta pela Administração.

Formalização do Termo Aditivo (Art. 132): O termo aditivo é condição para a execução das prestações alteradas, salvo necessidade justificada de antecipação (formalização em até 1 mês). Aplicabilidade: As alterações nos contratos derivados de ARP só se tornam eficazes, via de regra, após a formalização do termo aditivo correspondente.

Vedação e Exceções à Alteração de Valores em Contratação Integrada/Semi-integrada (Art. 133): Em contratações integradas ou semi-integradas (modalidades menos comuns em ARP pura, mas possíveis em casos específicos), a alteração de valores é vedada, exceto para reequilíbrio por caso fortuito/força maior, alteração de projeto a pedido da Administração (não por erro do contratado) nos limites do Art. 125, alteração de projeto em semi-integrada conforme Art. 46, § 5º, ou evento superveniente de responsabilidade da Administração na matriz de riscos. Aplicabilidade: Este artigo seria relevante caso a licitação que originou a ARP tivesse sido na modalidade de contratação integrada ou semi-integrada, o que é menos usual para objetos de ARP.

Alteração de Preços por Tributos e Disposições Legais (Art. 134): Os preços contratados podem ser alterados (para mais ou menos) se, após a proposta, houver criação, alteração ou extinção de tributos/encargos legais com impacto comprovado nos preços. Aplicabilidade: Esta é uma forma de reequilíbrio financeiro aplicável aos contratos derivados de ARP. Se houver mudança na carga tributária ou em encargos legais que afete os custos do contratado após a apresentação da proposta na licitação que gerou a ARP, os preços no contrato podem ser revisados.

Repactuação para Serviços Contínuos (Art. 135): Em contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra, os preços serão repactuados para manter o equilíbrio, mediante demonstração analítica da variação de custos (mão de obra e mercado), respeitado o interregno mínimo de 1 ano. Aplicabilidade: Essencial para contratos de serviços contínuos derivados de ARP (como vigilância, limpeza, etc.). A repactuação é o mecanismo específico para ajustar os preços desses contratos em face da variação dos custos, especialmente os relacionados à mão de obra.

Em suma, os artigos 124 a 136 da Lei nº 14.133/2021 são plenamente aplicáveis aos contratos celebrados com base em uma Ata de Registro de Preços. Eles fornecem o arcabouço legal para a gestão e eventual modificação desses contratos durante sua execução, garantindo a possibilidade de adaptação a novas circunstâncias, a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro e a continuidade da prestação do serviço ou fornecimento do bem, sempre dentro dos limites e condições estabelecidos pela própria lei e pelo instrumento convocatório que resultou na ARP.

Cuidados Essenciais ao Formalizar um Pedido de Aditivo em contratos derivados de ARP

A formalização de um pedido de aditivo em Ata de Registro de Preço exige atenção a uma série de cuidados para garantir a sua legalidade, a sua pertinência e a sua adequação aos interesses da administração pública e do fornecedor.

Para a Administração Pública:

• Justificativa robusta: É fundamental que o pedido de aditivo seja acompanhado de uma justificativa técnica e econômica detalhada, que demonstre a necessidade da alteração e seus benefícios para a administração.
• Análise da legislação e do edital: Antes de formalizar o aditivo, é imprescindível verificar as disposições legais e as cláusulas do edital da licitação que originou a ARP, para garantir que a alteração pretendida esteja em conformidade com as normas.
• Avaliação do impacto financeiro: Qualquer alteração contratual que envolva aumento de custos deve ser cuidadosamente avaliada, com a demonstração da disponibilidade orçamentária e financeira para arcar com as novas despesas.
• Parecer jurídico: Em muitos casos, é recomendável obter um parecer jurídico sobre a legalidade e a adequação do pedido de aditivo, especialmente quando se trata de alterações significativas nas condições contratuais.
• Publicidade: A formalização do aditivo deve ser devidamente publicada nos meios oficiais de comunicação, garantindo a transparência do processo.

Para o Fornecedor:

• Análise da viabilidade: Antes de solicitar um aditivo, o fornecedor deve avaliar cuidadosamente a viabilidade da alteração pretendida, considerando seus custos, seus prazos e seus recursos.
• Documentação completa: O pedido de aditivo deve ser acompanhado de toda a documentação necessária para comprovar a necessidade da alteração, como planilhas de custos, relatórios técnicos e outros documentos pertinentes.
• Negociação transparente: A negociação das condições do aditivo com a administração pública deve ser conduzida de forma transparente e ética, buscando um acordo que seja justo e equilibrado para ambas as partes.
• Acompanhamento do processo: O fornecedor deve acompanhar atentamente o trâmite do pedido de aditivo junto à administração, buscando informações e prestando os esclarecimentos necessários.
• Formalização adequada: Após a aprovação do aditivo, é fundamental que o fornecedor verifique se o instrumento foi formalizado corretamente, com a assinatura das partes e a devida publicação.

Como Formalizar o Pedido de Aditivo em ARP: Um Passo a Passo

O processo de formalização de um pedido de aditivo em Ata de Registro de Preço geralmente envolve as seguintes etapas:

• Identificação da necessidade: A necessidade de alterar as condições da ARP pode surgir tanto por iniciativa da administração pública quanto do fornecedor.
• Elaboração da justificativa: A parte interessada na alteração deve elaborar uma justificativa detalhada, expondo os motivos que fundamentam o pedido e demonstrando seus benefícios ou a necessidade de adequação.
• Reunião da documentação: Devem ser reunidos todos os documentos que comprovam a necessidade da alteração, como relatórios técnicos, planilhas de custos, pareceres, etc.
• Formalização do pedido: O pedido de aditivo, acompanhado da justificativa e da documentação, deve ser formalizado por meio de um documento escrito e protocolado junto ao órgão responsável pela gestão da ARP.
• Análise pela administração: A administração pública analisará o pedido, verificando sua pertinência, sua legalidade e seu impacto financeiro. Poderá ser solicitada a manifestação de áreas técnicas e do setor jurídico.
• Negociação (se necessário): Em alguns casos, pode haver uma fase de negociação entre a administração e o fornecedor para definir os termos do aditivo.
• Elaboração do Termo Aditivo: Caso o pedido seja aprovado, será elaborado o Termo Aditivo à Ata de Registro de Preço, que formalizará as alterações nas condições contratuais. O Termo Aditivo deve conter a identificação das partes, o número da ARP, a descrição das alterações, a justificativa, o novo valor (se houver), o prazo de vigência (se alterado) e outras informações relevantes.
• Assinatura do Termo Aditivo: O Termo Aditivo deve ser assinado pelas partes envolvidas: o representante legal do órgão ou entidade da administração pública e o representante legal do fornecedor.
• Publicação do Termo Aditivo: O Termo Aditivo deve ser publicado no Diário Oficial da União, do Estado ou do Município, conforme o caso, para garantir a sua eficácia perante terceiros e dar transparência ao processo.
• Acompanhamento da execução: Após a formalização do aditivo, as partes devem acompanhar a execução das novas condições contratuais, garantindo o cumprimento do acordado.

A Importância da Compreensão Detalhada dos Aditivos em ARP

Os aditivos em contratos advindos de atas de registro de preço são ferramentas essenciais para a flexibilidade e a adaptabilidade das contratações públicas. Compreender detalhadamente as regras específicas, os cuidados necessários e os procedimentos para a sua formalização é crucial para garantir a eficiência, a legalidade e a transparência dos processos.

Tanto os gestores públicos quanto os fornecedores devem estar atentos às disposições legais, aos termos dos editais e às melhores práticas na gestão de ARPs e seus aditivos. A formalização inadequada ou o desconhecimento das normas podem gerar insegurança jurídica, prejuízos financeiros e questionamentos por parte dos órgãos de controle.

Ao dominar o universo dos aditivos em atas de registro de preço, sua organização estará mais preparada para otimizar suas contratações públicas, adaptar-se às mudanças do mercado e garantir a continuidade do fornecimento de bens e serviços essenciais para a sociedade. Invista no conhecimento e na expertise para navegar com segurança e sucesso no complexo cenário das licitações públicas.

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