Estratégias Eficazes para a Cobrança de Contratos em Atraso: Um Guia para Empresas

Juliano Machado

Navegando com Prudência e Eficácia no Cenário da Inadimplência Contratual

A inadimplência, infelizmente, é uma realidade que pode impactar a saúde financeira de qualquer empresa.

Quando um contrato não é cumprido nos termos acordados, especialmente no que tange aos pagamentos, torna-se crucial que a organização adote uma postura proativa e estratégica para reaver os valores devidos e minimizar os prejuízos. Este guia visa oferecer um panorama sobre como as empresas devem agir diante de um contrato em atraso, desde os primeiros passos da cobrança amigável até os cuidados jurídicos essenciais, enfatizando a importância da formalização e do histórico de comunicação em todo o processo.

Diante de um contrato em atraso, a primeira etapa recomendada é sempre a tentativa de resolução amigável. Essa abordagem inicial demonstra profissionalismo, preserva o relacionamento comercial (quando ainda relevante) e, muitas vezes, pode levar a uma solução mais rápida e menos custosa para ambas as partes. A cobrança amigável envolve o contato direto com a parte inadimplente, buscando entender os motivos do atraso e negociar uma forma de regularização da situação.

Este contato inicial deve ser realizado de maneira cordial e objetiva, evitando acusações ou tons agressivos. É importante lembrar que podem existir razões legítimas para o atraso, como dificuldades financeiras temporárias ou até mesmo um mal-entendido em relação aos prazos e valores. Uma comunicação aberta e empática pode abrir caminho para um acordo, como um novo cronograma de pagamento, um parcelamento do débito ou outras soluções mutuamente aceitáveis.

Tratando-se de contratos efetuados com a administração pública, o protocolo de notas fiscais, documentos fiscais da empresa, medições, cronograma físico financeiro e outros documentos integrantes do contrato, torna-se medida fundamental para garantia de que os valores poderão efetivamente serem pagos.
Por vezes os pagamentos para empresas que atuam com licitações não são realizados por falhas na documentação apresentada para o poder público, o que deve ser sanado em cada pedido de pagamento.

Nesta fase, é fundamental documentar todos os contatos realizados, incluindo datas, horários, pessoas envolvidas e os termos de qualquer acordo preliminar. Essa formalização por escrito servirá como prova em caso de necessidade de ações futuras. O histórico de comunicação construído desde o início pode ser valioso para demonstrar a boa-fé da empresa credora e as tentativas de resolução pacífica.

A Formalização da Cobrança: A Importância da Notificação de Inadimplência

Caso a abordagem amigável não produza os resultados esperados ou o prazo para regularização acordado não seja cumprido, o próximo passo crucial é o envio de uma notificação de cobrança formal. Este documento tem um peso legal significativo, pois oficializa a situação de inadimplência e estabelece um prazo para que a parte devedora cumpra suas obrigações contratuais.

A notificação deve ser elaborada com cuidado, contendo informações precisas e detalhadas, tais como:

A identificação completa da empresa credora e da parte devedora.
A referência clara ao contrato em questão (número, data de assinatura, objeto).
As consequências do não pagamento dentro do prazo estipulado, incluindo a possibilidade de medidas legais.
A forma de pagamento aceita pela empresa credora.
A data e a assinatura do representante legal da empresa credora.

Em contratos realizados com o poder público, como aqueles advindos de licitação, deve o empresário informar que irá interromper o cumprimento do contrato enquanto não houver a regularização do pagamento. A notificação com esta informação é fundamental para que a empresa não tenha aberto contra si procedimento de apuração de irregularidade, com possível rescisão do contrato e aplicação de multa.

É altamente recomendável que a notificação seja enviada por meio de um canal que permita comprovar o recebimento pela parte devedora, como protocolo no órgão administrativo, carta com Aviso de Recebimento (AR) ou notificação extrajudicial por meio de cartório. Essa comprovação é essencial para fins jurídicos, caso seja necessário ingressar com uma ação de cobrança.

A Formalização da Cobrança: A Importância da Notificação de Inadimplência

A notificação deve ser elaborada com cuidado, contendo informações precisas e detalhadas, tais como:

A identificação completa da empresa credora e da parte devedora.
A referência clara ao contrato em questão (número, data de assinatura, objeto).
O valor exato do débito em atraso, discriminando o principal, juros, multas e outras eventuais despesas previstas no contrato.
O prazo limite para a regularização do pagamento, de forma clara e inequívoca.

As consequências do não pagamento dentro do prazo estipulado, incluindo a possibilidade de medidas legais.
A forma de pagamento aceita pela empresa credora.

A data e a assinatura do representante legal da empresa credora.

O Registro da Inadimplência: Protegendo o Crédito da Empresa

Em paralelo ao envio da notificação formal, a empresa credora pode considerar o registro de inadimplência em órgãos de proteção ao crédito, como Serasa e SPC. Essa medida tem como objetivo pressionar a parte devedora a regularizar a situação e também serve como um alerta para outras empresas em futuras negociações com o mesmo cliente ou parceiro.

Antes de realizar o registro, é fundamental verificar se o contrato prevê essa possibilidade e se todos os requisitos legais para a inclusão do nome do devedor nos cadastros de inadimplentes foram cumpridos, incluindo o envio da notificação prévia informando sobre a intenção de realizar o registro. O não cumprimento desses requisitos pode gerar responsabilidade civil para a empresa credora.

O registro da inadimplência deve ser feito com informações precisas e atualizadas sobre o débito. Uma vez que a dívida seja quitada, é responsabilidade da empresa credora solicitar a exclusão do registro dentro do prazo legal.

No caso de contratos formulados com o poder público esta medida se demonstra ineficaz, visto que o órgão público não busca dinheiro no mercado de capital como uma pessoa jurídica privada ou uma pessoa física. No entanto, a comunicação para órgão de controle, tais como os Tribunais de Contas, pode ser um mecanismo de proteção eficaz e que garantirá maior eficácia na cobrança.

O acompanhamento rigoroso dos prazos contratuais é fundamental para identificar rapidamente qualquer atraso no pagamento. Estabelecer um sistema eficiente de controle de contas a receber permite que a empresa aja prontamente diante de um contrato inadimplente, evitando que a dívida se acumule e se torne mais difícil de recuperar.

É importante estar atento aos prazos de prescrição da dívida, que variam de acordo com a natureza do contrato e a legislação aplicável. Perder o prazo de prescrição significa perder o direito de cobrar judicialmente o débito. Portanto, o acompanhamento jurídico desde as fases iniciais da cobrança é crucial para garantir que os direitos da empresa sejam preservados.

Cuidados Jurídicos Essenciais: Quando a Via Amigável se Esgota

Quando todas as tentativas de cobrança amigável e extrajudicial se mostram infrutíferas, a empresa credora pode precisar recorrer à via judicial para reaver os valores devidos. Nesse momento, os cuidados jurídicos se tornam ainda mais importantes.

É essencial contar com o apoio de um advogado especializado para analisar a situação, avaliar as provas disponíveis (contrato, notificações, histórico de comunicação) e definir a melhor estratégia jurídica a ser adotada.

As principais medidas judiciais cabíveis em casos de atraso de pagamento contrato incluem:

Ação de cobrança: Visa obter uma condenação judicial para que a parte devedora seja obrigada a pagar o valor devido, acrescido de juros, correção monetária e custas processuais.

Ação monitória: É um procedimento mais célere, utilizado quando a empresa possui prova escrita da dívida, como o contrato assinado ou outros documentos que demonstrem a obrigação de pagamento.

Ação de execução de título extrajudicial: Se o contrato em atraso for considerado um título executivo extrajudicial (como uma nota promissória vinculada ao contrato), a empresa pode ingressar diretamente com uma ação de execução para tentar receber o valor devido de forma mais rápida.

Rescisão contratual com perdas e danos: Em alguns casos, o atraso no pagamento pode ser motivo para rescindir o contrato e pleitear indenização por eventuais prejuízos sofridos.

Ao ingressar com uma ação judicial, é fundamental apresentar toda a documentação relevante, incluindo o contrato original, as notificações de cobrança enviadas, o histórico de comunicação com a parte devedora e quaisquer outras provas que sustentem o direito da empresa credora.

Ao longo de todo o processo de cobrança de um contrato em atraso, a formalização por escrito de todas as etapas e acordos é um pilar fundamental. Desde o primeiro contato amigável até a assinatura de um eventual acordo de pagamento ou a instrução de uma ação judicial, manter registros claros e documentados protege os direitos da empresa credora e facilita a resolução da situação.

A formalização evita mal-entendidos, comprova as tentativas de negociação, estabelece prazos e condições, e serve como prova em caso de litígio judicial. E-mails, cartas, notificações formais e termos de acordo assinados são documentos valiosos que podem fazer a diferença na recuperação do crédito.

Uma Abordagem Estratégica e Documentada para a Recuperação de Crédito

Diante de um contrato em atraso, a empresa deve adotar uma abordagem estratégica que combine a busca por uma solução amigável com a firmeza na defesa de seus direitos. A formalização por escrito de todas as etapas, o acompanhamento rigoroso dos prazos e a atenção aos cuidados jurídicos são elementos essenciais para uma cobrança de contrato em atraso eficaz.

Lembre-se que cada caso é único e pode exigir estratégias específicas. Contar com o apoio de profissionais especializados em direito contratual e cobrança pode fazer toda a diferença na recuperação dos valores devidos e na proteção da saúde financeira de sua empresa.

Ao agir com prudência, diligência e mantendo toda a comunicação documentada, sua empresa estará mais preparada para navegar no desafiador cenário da inadimplência contratual e minimizar os impactos negativos em seus negócios.