Guia para Elaborar um Requerimento de Aditivo Contratual Eficaz: Detalhes Essenciais para o Sucesso de Sua Solicitação

Juliano Machado

Entenda o Processo e Aprenda a Fundamentar Seu Pedido de Alteração Contratual

No dinâmico universo das contratações, sejam elas no âmbito público ou privado, é comum que, durante a execução de um contrato, surjam imprevistos, novas necessidades ou a constatação da necessidade de ajustes nas condições inicialmente pactuadas. É nesse contexto que o instrumento do aditivo contratual se apresenta como uma ferramenta fundamental, permitindo a formalização de alterações consensuais entre as partes. No entanto, para que essa alteração seja efetivada de maneira adequada e em conformidade com a legislação vigente, a elaboração de um requerimento de aditivo bem fundamentado e instruído é um passo crucial.

Este guia tem como objetivo fornecer a você, profissional ou empresa contratada, um entendimento aprofundado sobre o processo de requerimento de aditivo contratual. Abordaremos desde a conceituação e a importância desse instrumento até o detalhamento de como elaborar um pedido eficaz, quais informações são indispensáveis e como fundamentar sua solicitação de forma robusta. Nosso foco aqui será em fornecer um conhecimento detalhado e prático para que você possa construir seu próprio requerimento com segurança e assertividade, adaptando-o às particularidades de cada situação contratual.

A Essência e a Importância do Requerimento de Aditivo Contratual

O requerimento de aditivo contratual é o documento formal por meio do qual uma das partes de um contrato manifesta à outra a necessidade ou o interesse em promover alterações nas cláusulas e condições originalmente estabelecidas. Seja para prorrogar prazos, modificar o escopo dos serviços ou fornecimentos, alterar valores ou introduzir novas obrigações, o aditivo contratual formaliza o consenso entre as partes sobre essas modificações, conferindo segurança jurídica à relação contratual.

A importância de um requerimento bem elaborado reside em sua capacidade de apresentar de forma clara e objetiva as razões que justificam a alteração contratual pretendida. Um pedido vago, impreciso ou carente de fundamentação pode ser facilmente indeferido, gerando atrasos, prejuízos e até mesmo o comprometimento da execução do contrato. Por outro lado, um requerimento completo, detalhado e bem fundamentado demonstra profissionalismo, seriedade e aumenta significativamente as chances de aprovação da solicitação.

Desvendando os Elementos Essenciais de um Requerimento de Aditivo Contratual Eficaz

Embora não exista um modelo único e universal para um requerimento de aditivo contratual, alguns elementos são considerados essenciais e devem estar presentes em qualquer solicitação, independentemente da natureza do contrato ou da alteração pretendida. Vamos detalhar cada um desses elementos para que você possa construir um requerimento robusto e persuasivo:

1. Identificação das Partes Contratantes:

O requerimento deve iniciar com a identificação completa de ambas as partes envolvidas no contrato original:

Requerente: Nome/Razão Social, CNPJ/CPF, endereço completo, dados de contato (telefone, e-mail) e identificação do representante legal, se aplicável.

Requerido: Nome/Razão Social, CNPJ/CPF, endereço completo e identificação do responsável pelo recebimento e análise do requerimento.

É fundamental que os dados de identificação estejam corretos e atualizados para evitar qualquer problema de comunicação ou notificação.

2. Identificação do Contrato Original:

É imprescindível referenciar de forma clara e precisa o contrato que se pretende aditar. Isso inclui:

Número do Contrato: Mencionar o número de identificação do contrato original.

Data de Celebração: Informar a data em que o contrato foi firmado.Descrever de forma concisa o objeto principal do contrato original.

Número do Processo Licitatório (se aplicável): Em contratos decorrentes de licitação, é crucial mencionar o número do processo administrativo correspondente. Essa referência é especialmente importante no contexto das licitações públicas, pois permite rastrear todo o histórico do certame.

3. Descrição Detalhada da Alteração Pretendida:

Este é o ponto central do requerimento. A alteração que se deseja promover no contrato original deve ser descrita de forma minuciosa e inequívoca.

É importante especificar:Qual cláusula ou condição do contrato original será alterada: Indicar claramente o número da cláusula ou a seção específica do contrato que se pretende modificar.

Qual a redação atual da cláusula ou condição: Transcrever exatamente como está redigida a parte do contrato que será alterada.

Qual a nova redação proposta: Apresentar de forma clara e objetiva a nova redação que se propõe para a cláusula ou condição.

Quais os impactos da alteração em outras cláusulas ou condições do contrato: Analisar se a alteração pretendida terá reflexos em outras partes do contrato e, em caso afirmativo, descrever esses impactos.

4. Fundamentação Jurídica e Técnica do Pedido:

Este é o elemento que confere robustez e credibilidade ao requerimento. É essencial apresentar os argumentos que justificam a necessidade da alteração contratual, embasando-os em aspectos legais, técnicos e/ou econômicos. A fundamentação deve ser clara, lógica e persuasiva.

Alguns exemplos de possíveis fundamentos incluem:
Fatos Supervenientes: Apresentar eventos imprevisíveis e inevitáveis que alteraram as condições de execução do contrato, tornando necessária a sua modificação (e.g., mudanças na legislação, eventos climáticos extremos, etc.).

Necessidade de Adequação Técnica: Demonstrar que, em função de avanços tecnológicos ou da identificação de soluções mais eficientes, a alteração se faz necessária para otimizar a execução do contrato e alcançar os resultados esperados.

Ocorrências Imprevistas: Descrever situações inesperadas que surgiram durante a execução do contrato e que exigem ajustes para garantir a sua continuidade (e.g., dificuldades na obtenção de materiais, problemas técnicos não previstos, etc.).

Interesse Público (em contratos administrativos): Em contratos com a administração pública, a demonstração de que a alteração proposta atende ao interesse público e traz benefícios para a coletividade é um argumento poderoso.

Equilíbrio Econômico-Financeiro do Contrato: Em casos de desequilíbrio superveniente na relação contratual, apresentar dados e cálculos que demonstrem a necessidade de reajuste para restabelecer o equilíbrio original.

A utilização de termos como "petição de aditivo" remete à formalidade do pedido e à necessidade de uma argumentação consistente, similar àquela utilizada em petições judiciais ou administrativas.

5. Documentação Anexa (se aplicável):

Dependendo da natureza da alteração pretendida e dos fundamentos apresentados, pode ser necessário anexar ao requerimento documentos comprobatórios que sustentem o pedido. Alguns exemplos incluem Laudos técnicos; Relatórios fotográficos; Planilhas de custos comparativos; Pareceres jurídicos; e Documentos que comprovem fatos supervenientes.

A clareza e a organização da documentação anexa facilitam a análise do requerimento pelo destinatário.

O Fluxo do Requerimento de Aditivo Contratual: Do Pedido à Formalização

Após a elaboração e o envio do requerimento de aditivo contratual, o processo segue um fluxo que pode variar dependendo da natureza do contrato e das normas internas do destinatário.

No entanto, algumas etapas são comuns:

Recebimento e Protocolo: A parte destinatária do requerimento deve acusar o seu recebimento, geralmente por meio de um protocolo.
Análise Técnica e/ou Jurídica: O requerimento será submetido à análise das áreas técnicas e/ou jurídicas competentes para verificar a sua pertinência, a sua fundamentação e a sua conformidade com a legislação e as normas internas.

Manifestação do fiscal do contrato ou ordenador de despesas: Após a análise, a parte destinatária se manifestará sobre o pedido, podendo deferi-lo (total ou parcialmente) ou indeferi-lo, apresentando as suas justificativas.

Elaboração do Termo Aditivo: Em caso de deferimento, um termo aditivo será elaborado, formalizando as alterações no contrato original. Este documento deverá conter a identificação das partes, a referência ao contrato original, a descrição detalhada das alterações promovidas e as demais condições que se fizerem necessárias.

Assinatura do Termo Aditivo: O termo aditivo deverá ser assinado por ambas as partes contratantes para que as alterações tenham validade jurídica.
Publicação (em contratos administrativos): Em contratos celebrados com a administração pública, o termo aditivo precisa ser publicado no Diário Oficial para produzir efeitos perante terceiros.

Considerações Finais: A Assertividade na Elaboração do Seu Requerimento

Elaborar um requerimento de aditivo contratual eficaz é uma habilidade valiosa no mundo dos negócios e das contratações públicas.

Ao compreender a importância de cada elemento, ao fundamentar seu pedido de forma clara e consistente e ao apresentar a documentação necessária, você aumenta significativamente as chances de obter uma resposta positiva à sua solicitação. Lembre-se que a clareza, a objetividade e a solidez dos argumentos são seus maiores aliados nesse processo. Ao seguir este guia detalhado, você estará munido do conhecimento necessário para construir requerimentos de aditivo contratuais assertivos e bem-sucedidos.