Maximize a Saúde Financeira na Execução de seus Contratos: Guia para Reajuste, Cobrança Eficaz e Controle Estratégico

Juliano Machado

Desvende as Melhores Práticas para uma Gestão Contratual Financeiramente Inteligente, Evitando Inadimplência e Garantindo a Previsibilidade de Seus Recebíveis

No dinâmico cenário empresarial, a celebração de contratos, sejam eles administrativos ou privados, representa um pilar fundamental para o crescimento e a sustentabilidade dos negócios. Contudo, a simples formalização do acordo não garante, por si só, a saúde financeira da relação contratual. A gestão eficaz, que engloba o controle preciso dos reajustes aplicáveis e a implementação de um sistema de cobrança eficiente, emerge como um fator crítico para assegurar a previsibilidade dos recebíveis, mitigar riscos de inadimplência e otimizar o fluxo de caixa.

A complexidade inerente à administração de múltiplos contratos, com suas particularidades em termos de prazos, índices de correção monetária e cláusulas específicas de reajuste, pode se tornar um desafio considerável para empresas de todos os portes. A ausência de um sistema de controle robusto e organizado pode levar a perdas financeiras significativas, seja pela aplicação incorreta de índices, pelo esquecimento de prazos de reajuste ou pela dificuldade em acompanhar e cobrar pagamentos pendentes.

É nesse contexto que a implementação de uma planilha de reajuste e cobrança de contratos se revela uma ferramenta poderosa e indispensável. Mais do que um simples repositório de dados, essa planilha, quando bem estruturada e utilizada de forma estratégica, transforma-se em um centro de informações vitais para a tomada de decisões financeiras assertivas e para a manutenção de um relacionamento contratual transparente e equilibrado.

As dicas que iremos apresentar abaixo se aplicam tanto para contratos formulados com a administração pública, quanto aqueles estabelecidos com particulares.

A Essência da Organização: Dados Essenciais para um Controle Contratual Eficaz

A construção de uma planilha eficiente de reajuste e cobrança de contratos demanda, antes de tudo, a organização meticulosa de dados cruciais que regem cada acordo firmado. A clareza e a precisão dessas informações são a base para um controle financeiro robusto e para a aplicação correta dos termos contratuais.

Quando se está organizando um documento de reajuste contratual é imprescindível que haja a identificação do contrato. Sabemos que isto pode parecer uma dica boba, mas é verdade. Recebemos diversos documentos onde sequer é possível saber qual contrato se está requerendo modificação.

Cada contrato deve ser identificado de forma única e inequívoca, seja por um número sequencial, um código alfanumérico ou qualquer outro sistema de identificação que permita sua rápida localização e referência.

Essa identificação facilitará o rastreamento de todas as informações e históricos relacionados a cada acordo.

Este documento também deve conter detalhes essenciais do contrato, informações básicas como a identificação das partes contratantes (nome/razão social, CNPJ/CPF), a data de assinatura do contrato e o objeto do contrato (descrição dos bens, serviços ou obras contratadas) são fundamentais para contextualizar as informações financeiras.

Os prazos contratuais também são relevantes. Isso inclui a data de início da vigência, a data de término (se houver), os prazos para execução de etapas específicas (em contratos de projeto ou obra) e, principalmente, os prazos estipulados para pagamento das obrigações financeiras. O acompanhamento desses prazos permite antecipar vencimentos, programar cobranças e evitar atrasos que podem gerar custos adicionais ou impactar o fluxo de caixa.

Quando se está falando em reajuste de contratos, devemos olhar para as cláusulas que preveem este reajuste. As cláusulas de reajuste representam um aspecto crucial, especialmente em contratos de longa duração. É fundamental transcrever integralmente essas cláusulas na planilha, detalhando:

• O índice de correção monetária aplicável: Identificar claramente o índice (IPCA, IGP-M, INPC, etc.) e a fonte oficial de sua divulgação.
• A periodicidade do reajuste: Especificar se o reajuste é anual, semestral, ou outra periodicidade definida em contrato.
• A data-base para aplicação do índice: Indicar o mês e ano de referência para o cálculo do reajuste.
• A fórmula de cálculo do reajuste (se houver): Em alguns contratos, a cláusula de reajuste pode envolver fórmulas mais complexas, que devem ser precisamente registradas.
• Condições específicas para o reajuste (se houver): Alguns contratos podem prever condições adicionais para a aplicação do reajuste, como a necessidade de notificação prévia ou a ocorrência de eventos específicos.

A correta interpretação e o registro detalhado dessas cláusulas são essenciais para garantir a aplicação justa e precisa dos reajustes, preservando o equilíbrio econômico-financeiro do contrato ao longo do tempo.

Caso seja necessário, insira o registro de todos os pagamentos efetuados e recebidos, demonstrando que o contrato vem sendo cumprido por ambas as partes.

Nos contratos firmados com a administração pública, este tipo de informação facilita a análise do requerimento pelos diversos setores do órgão.

Para cada pagamento, devem ser registrados: a data de vencimento da parcela, a data efetiva do pagamento, o valor pago, a forma de pagamento utilizada e o número do comprovante de pagamento (no caso da administração pública, o empenho).

Esse histórico permite identificar rapidamente pagamentos em aberto, verificar a pontualidade dos pagamentos e gerar relatórios de acompanhamento financeiro.
No entanto, sabemos que há casos em que a inadimplência ocorre.

Nestas situações, quando a planilha estiver sendo elaborada, torna-se importante estruturar um sistema de controle do que está em atraso, destacando visualmente os pagamentos vencidos e não pagos.

No mesmo ponto, já se deve inserir os juros e multas aplicáveis, sempre com base nas cláusulas contratuais e entendimentos de Tribunais de Conta Estaduais e da União.

Quando se tem de ingressar com uma ação de cobrança em face do órgão público ou até mesmo de uma pessoa física ou jurídica, acaba tornando-se relevante ter em mãos as datas e os métodos de contato com a parte inadimplente (e-mail, telefone, notificação extrajudicial, etc.) e os resultados dessas ações. Prefira sempre contato que deixe algum registro: protocolos, envio de e-mails, carta AR.

Chamadas por telefone não são possíveis de auferir o conteúdo da conversa, prejudicando a utilização para fins de fundamentar tentativas de cobrança.
Um controle rigoroso da inadimplência permite identificar tendências, tomar medidas preventivas para evitar atrasos futuros e implementar ações de cobrança tempestivas e eficazes, minimizando perdas financeiras.

A Importância Vital do Controle Financeiro e da Previsibilidade

A planilha de reajuste e cobrança de contratos, quando utilizada de forma consistente e integrada à gestão financeira da empresa, oferece benefícios significativos em termos de controle e previsibilidade.

A visão clara e organizada das obrigações financeiras contratuais, dos pagamentos realizados e da inadimplência permite um acompanhamento preciso do fluxo de caixa. Isso possibilita identificar gargalos, otimizar a gestão dos recursos financeiros e tomar decisões mais informadas sobre investimentos e planejamento futuro.

Ao monitorar os prazos de pagamento e aplicar corretamente os reajustes, a empresa ganha maior previsibilidade sobre seus recebíveis futuros. Essa previsibilidade é essencial para o planejamento financeiro de curto, médio e longo prazo, permitindo a projeção de receitas e a antecipação de eventuais dificuldades financeiras.

Além disso, um sistema de controle de cobrança eficiente, aliado ao acompanhamento constante dos pagamentos, contribui significativamente para a redução da inadimplência. A identificação precoce de atrasos e a implementação de ações de cobrança tempestivas aumentam as chances de recuperação dos valores devidos e minimizam as perdas financeiras.

As informações geradas pela planilha de reajuste e cobrança de contratos fornecem insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. A análise do histórico de pagamentos e da incidência de inadimplência pode influenciar a avaliação de risco de novos clientes ou fornecedores, a revisão de cláusulas contratuais e a definição de políticas de crédito e cobrança mais eficazes. Também permite saber quando proceder com a suspensão do cumprimento do contrato, extinguindo a prestação de serviços ou entrega de produtos.

Mas lembre-se: uma gestão contratual financeira transparente, baseada em dados precisos e bem organizados, fortalece o relacionamento com as partes contratantes e garante a conformidade com os termos acordados. Isso reduz o risco de disputas e litígios futuros. Portanto, quando for suspender os trabalhos em decorrência do inadimplemento, formalize isto ao contratante, explicando os motivos da suspensão dos trabalhos.

Invista na Organização para Colher Resultados Financeiros Sólidos

A gestão financeira eficaz de contratos, por meio de um controle preciso dos reajustes e de um sistema de cobrança eficiente, não é apenas uma tarefa administrativa, mas sim uma estratégia fundamental para a saúde e o crescimento sustentável de qualquer empresa. A implementação de uma planilha bem estruturada, aliada a práticas consistentes de registro e acompanhamento, oferece o controle, a previsibilidade e a segurança necessários para otimizar o fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e tomar decisões financeiras mais assertivas.

Ao investir na organização e no detalhamento das informações contratuais, sua empresa estará construindo uma base sólida para um futuro financeiramente mais estável e próspero. Não deixe que a complexidade da gestão de contratos se torne um obstáculo para o seu sucesso. Adote as melhores práticas, utilize as ferramentas adequadas e colha os frutos de uma gestão financeira contratual inteligente e eficaz.

Se você busca aprimorar a gestão financeira de seus contratos e garantir a saúde financeira de sua empresa, entre em contato conosco.

Podemos oferecer soluções personalizadas e o suporte necessário para implementar um sistema de controle eficaz e otimizar seus resultados.