Canal de Denúncias na Serventia Extrajudicial: o que é?

Daniela Bastos

Para a sua serventia estar de fato em conformidade com a Lei geral de proteção de dados – LGPD, além de outros pontos, é preciso que seja criado um canal de denúncias, para evitar processos administrativos por infração à LGPD.

Os titulares dos dados devem contar com um canal exclusivo para solicitações de informações, exclusão ou requerimento de anonimização de dados, enfim, para o exercício regular dos seus direitos. Tal canal de atendimento é umas das formas utilizadas para o atendimento ao princípio da transparência.

O que é o Canal de Denúncias?

No contexto da LGPD, o canal de denúncias tem um importante papel na garantia da conformidade e na proteção dos dados pessoais dos titulares. O canal de denúncias, nada mais é do que um meio seguro e sigiloso para que os titulares dos dados, sejam internos ou externos da serventia, possam reportar possíveis violações da lei.

Além de reportar possíveis infrações à LGPD, o canal de denúncias serve como canal de comunicação, através do qual dos titulares dos dados podem solicitar informações acerca dos dados tratados pela serventia.

O canal de denúncias LGPD é obrigatório?

Sim, conforme dispõe o artigo 17, I, do Provimento 134/CNJ, o responsável deverá criar um canal exclusivo, junto ao encarregado de dados, para atendimento aos titulares dos dados, para que estes possam fazer solicitações ou reclamações acerca do tratamento de dados.
Em linhas gerais, um e-mail utilizado para pedidos de certidões ou informações gerais sobre documentos, horários de atendimentos, não atende o que dispõe o artigo 17, I, do referido provimento. O canal deve ser para uso exclusivo de assuntos relacionados à proteção dos dados pessoais.

Quais os requisitos para a criação do canal de atendimento/denúncias à LGPD?

O canal de denúncias deve ser criado especificamente para tratar de assuntos referentes ao tratamento dos dados pessoais. Quanto a sua forma, caberá ao responsável pela serventia, em consonância com o encarregado de dados, disponibilizar o canal na melhor forma a atender os titulares dos dados, podendo ser um e-mail exclusivo, uma landing page na qual o titular possa perseguir os seus direitos, formulários online ou físico.

Ainda que a forma possa ser distinta em cada serventia, independentemente da sua forma dever o titular dos dados ter facilidade de acesso ao referido canal, para que possa de fato exercer os seus direitos. O canal deve ser amplamente divulgado, tanto no interior da serventia quanto nas plataformas digitais. É sempre importante lembrar, LGPD e transparência andam juntas.

E se a serventia não tiver um canal de denúncias?

Se a sua serventia não tiver um canal de denúncias/atendimento aos titulares dos dados, há riscos de responder a processos administrativos por descumprimento à LGPD.

Ainda, a imagem da serventia pode ser afetada de forma negativa, uma vez que com tal omissão a serventia não estará em conformidade com a LGPD.
Além disso, o responsável pela serventia, bem como o encarregado de dados, terão dificuldades de acesso e análise à infrações e/ou sugestões para melhorias no programa de proteção de dados pessoais da serventia. Um canal de denúncias contribui para demonstrar o compromisso da serventia com a proteção dos dados pessoais, reforçando a imagem de ética e responsabilidade do cartório.

Um encarregado de dados terceirizado, tal como um DPO as a service, pode lhe auxiliar na criação do canal de denúncias e atendimento das solicitações.