Para que serve o Canal de Denúncias na Serventia Extrajudicial?

Daniela Bastos

O Conselho Nacional de Justiça, através do Provimento 134/CNJ/2022, determinou que as serventias extrajudiciais deverão disponibilizar um canal de atendimento para o recebimento de denúncias e sugestões sobre os dados tratados pela serventia.

Porém mais do que cumprir uma determinação, o canal de denúncias tem o condão de fortalecer o programa de proteção de dados da serventia, uma vez que através dele poderão ser apuradas eventuais infrações, bem como obter sugestões dos usuários, internos e externos, da serventia.

Mas afinal, para que serve o canal de denúncias?

O canal de denúncias é um meio pelo qual os titulares dos dados podem solicitar informações sobre os dados tratados pela serventia, requerer a eliminação ou anonimização dos dados, fazer denúncias sobre eventuais infrações.

Trata-se de um meio seguro que permite que sejam reportadas práticas irregulares, as quais deverão ser analisadas, investigadas pelo responsável pela serventia, em conjunto com o encarregado de dados.
Importante mencionar o canal pode ser utilizado tanto por usuários externos, quanto pelos colaboradores da serventia.

O que deverá ser feito com as informações obtidas através do canal de denúncias?

Com um canal de denúncias eficaz, diminuiu-se muito os riscos de infrações, bem como de sanções para o responsável pela serventia, haja vista que o responsável pela serventia é a quem compete as decisões relacionadas ao tratamento de dados pela serventia, sendo sua responsabilidade, enquanto controlador de dados, adotar medidas de segurança eficazes.

Desta forma, com base nas reclamações e sugestões dos titulares dos dados, obtidas através do canal de atendimento/ denúncias, específico para tratar de dados pessoais, o controlador de dados juntamente com o encarregado de dados, poderão adotar medidas mais firmes de segurança, bem como alinhar processos e procedimentos internos, com a finalidade de cumprir integralmente o que dispõe a Lei geral de proteção de dados, garantindo segurança e privacidade aos dados pessoais.

Lembrando que o canal deverá ser de uso exclusivo para assuntos referentes a dados pessoais...

Não basta disponibilizar um canal de atendimento ou denúncias genéricos, no qual os usuários façam reclamações diversas, como por exemplo sobre a qualidade de atendimento ou horário de funcionamento.
O canal que está previsto no artigo 17, I, do Provimento 134/CNJ/2022, é para uso exclusivo de assuntos relacionados aos dados pessoais e o programa de proteção de dados implementados pela serventia.
O acesso ao canal deverá ser facilitado e com ampla divulgação, para garantia a sua eficácia.

Não esqueça...

O Canal de Denúncias não é apenas uma obrigação legal, trata-se de uma ferramenta valiosa para as serventias que desejam construir um ambiente ético, transparente e seguro. Ao investir nessa solução, o cartório demonstra seu compromisso com as boas práticas e com a proteção de dados pessoais.
A implementação de um Canal de Denúncias, que seja realmente eficaz requer planejamento, treinamento e investimento adequados.
Procure o auxílio de profissionais especializados para garantir que sua serventia esteja em conformidade com a LGPD.