Como o DPO as a service pode facilitar a gestão da serventia

A gestão de uma serventia é algo complexo e envolve vários desafios, desde a organização de documentos, cumprimento de prazos, atendimento, financeiro e desde a entrada em vigor da LGPD em setembro de 2020, a garantia da segurança da informação e o cumprimento da lei geral de proteção de dados.

O DPO as a service, sigla para Data Protection Officer, na LGPD denominado como Encarregado de dados, surge como uma solução inovadora e eficiente para auxiliar as serventias na complexa tarefa de garantir a segurança e privacidade dos dados pessoais.

Aqui, apresentarei um resumo dos 5 principais pontos que demonstram como o DPO as a service pode facilitar a gestão da serventia.

Expertise em proteção de dados

O DPO as a service é um profissional com profundo conhecimento da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, dominando as melhores práticas de governança de dados. O DPO as a servisse, pode auxiliar a serventia na implementação de um programa de proteção de dados eficaz, garantindo o cumprimento da legislação e minimizando os riscos de sanções e multas.

Conhecer a LGPD é requisito essencial para o eficaz cumprimento das mediadas de segurança exigidas pela LGPD, bem como do Provimento 134/2022/CNJ, o qual dispõe sobre a forma de aplicação da LGPD nas serventias extrajudiciais.

Ao contratar um DPO as a service, a serventia conta com um profissional altamente capacitado e conhecedor das normas, não havendo a necessidade de contratar um funcionário para a função de encarregado de dados.

Implementação e monitoramento de medidas de segurança

O DPO as a service possui conhecimento necessário para identificar e implementar as medidas de segurança adequadas para proteger os dados dos clientes da serventia. Isso pode inclui medidas técnicas, como criptografia e controle de acesso, medidas organizacionais, como política de mesa e tela limpas, compreendendo ainda a mobilização e o treinamento de funcionários, acerca do tema e importância quanto à proteção dos dados pessoais que são tratados pela serventia.

As políticas de segurança da informação, políticas de privacidade, avisos de privacidade e cookies, são partes integrantes do programa de proteção de dados.

Para que o programa de proteção de dados tenha a efetividade necessária, o DPO/ Encarregado de dados, deve fazer a supervisão e monitoramento das ações, sendo assim, o conhecimento e expertise acerca da LGPD e as medidas de segurança, são fundamentais para a real segurança da serventia.

Orientação sobre o tratamento de dados

O DPO as a service está apto para orientar a serventia sobre como coletar, armazenar, utilizar e compartilhar os dados dos seus clientes de forma segura e ética. Além disso, possui condições e conhecimento técnico para orientar sobre a forma de implementação de medidas capazes de garantir a segurança, sem interferir no andamento das atividades diárias da serventia.
Quanto mais bem informados e orientados os funcionários, menor é o risco de tratamento de dados em desacordo com a LGPD.

Atendimento a solicitações dos titulares de dados

Dentre outras é funções, o DPO as a service realiza a gestão das solicitações dos titulares de dados, como pedidos de acesso, retificação, exclusão, portabilidade, anonimização, oposição ao tratamento de seus dados, dentre outros.

Para tanto, se faz necessária a criação de canais de comunicação eficientes, com a finalidade exclusiva de atendimento aos titulares, a definição de prazos para resposta e a implementação de procedimentos para garantir a segurança e a confidencialidade das informações.

Além do atendimento aos titulares, o DPO as a service, também poderá atender, responder ou acionar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, bem como a Corregedoria Geral de Justiça, CNJ, quando solicitadas informações acerca do tratamento de dados pela serventia.

Redução de custos e otimização de recursos

Para que a serventia esteja em conformidade, ela precisa preencher vários requisitos legais, além de adotar as medidas de segurança capazes de atender a serventia, de acordo com a sua realidade.
Ao contratar um DPO as a service, elimina-se a necessidade de contratar um profissional em tempo integral para exercer a função, ou investir em treinamento interno, tendo em vista que esta função poderá ser desempenhada pelo DPO as a service.

Ainda, o DPO as a service contribui para a melhoria da imagem da serventia junto aos seus clientes, demonstrando seu compromisso com a segurança da informação e a proteção de dados, transmitindo confiabilidade para quem utiliza os serviços da serventia.

Em resumo, o DPO as a service é uma forma valiosa para as serventias que desejam facilitar a gestão da proteção de dados, garantir a conformidade com a LGPD, além de fortalecer a confiança de seus clientes.