LGPD como aliada no diagnóstico das atividades da serventia

Daniela Bastos

Mais do que uma obrigação legal, a LGPD representa uma oportunidade para as serventias extrajudiciais aprimorarem seus processos, aumentarem a transparência e construírem uma relação de confiança com seus colaboradores e clientes.

A LGPD, através de seus princípios e diretrizes, oferece um alicerce legal robusto para o diagnóstico das atividades internas, promovendo diversos benefícios para a eficiência das atividades, desempenho dos colaboradores e segurança dos usuários.

1. Mapeamento dos fluxos de dados

Mapear detalhadamente o fluxo de dados é uma exigência legal para que se identifique como os dados pessoais são coletados, armazenados, utilizados e compartilhados dentro da serventia. Todavia, o mapeamento permite a identificação gargalos, ineficiências e potenciais riscos à segurança dos dados, permitindo a otimização dos processos e a mitigação de riscos.

2. Identificação de atividades desnecessárias

Ao analisar os dados coletados e as atividades realizadas com eles, torna-se possível identificar a existência de tarefas ou procedimentos desnecessários os quais podem estar consumindo tempo e recursos da serventia, impedindo o crescimento e desenvolvimento de novas ações. Com tais dados o controlador de dados da serventia poderá criar mecanismos para a otimização da carga de trabalho dos colaboradores, redistribuição de tarefas, readequação de procedimento para permitir a liberação de tempo para atividades mais estratégicas e produtivas, reduzindo custos e aumentando a lucratividade.
Ao eliminar atividades desnecessárias, otimizar-se os fluxos de dados e por conseguinte os fluxos de trabalho e procedimentos internos, promovendo a cultura de compliance.

Desta forma, verifica-se que a adequação da serventia à LGPD contribui para o aumento da produtividade, da eficiência e do envolvimento dos colaboradores. Isso se traduz em um melhor desempenho individual e coletivo, impulsionando os resultados da serventia como um todo.

3. Promoção da transparência e da conscientização

Dentre os princípios da LGPD está a transparência, ou seja, a comunicação com os titulares dos dados deve ser clara e transparente sobre como seus dados pessoais são tratados. Da mesma forma, essa transparência deve ser utilizada quando tratar-se dos dados dos colaboradores, o que além de cumprir um dever legal, contribui para a conscientização dos daqueles que atuam diretamente no tratamento de dados pessoais em nome do controlador, sobre a importância da proteção de dados e os seus direitos como indivíduos.

Uma equipe consciente e engajada minimiza de forma significativa os riscos de infrações à LGPD, haja vista que se identificam dentro do processo de tratamento de dados, bem como as suas responsabilidades.

Ao realizar o mapeamento de fluxo de dados e procedimentos da serventia, o controlador de dados, qual seja o responsável pela serventia, acaba por ter um diagnóstico completo do andamento das atividades do cartório, possibilitando a adoção de medidas para sanar vulnerabilidades, bem como para otimizar os serviços prestados.

Consulte um profissional especialista em proteção de dados e realize o mapeamento de dados e faça uso dos benefícios dos dados obtidos com o mapeamento.