Bases legais para o tratamento de dados nos cartórios

Já conhece a importância das bases legais para o tratamento de dados nos cartórios? A gente te explica!

A Lei geral de proteção de dados – LGPD tem como um dos princípios norteadores do tratamento de dados, o princípio da finalidade. Tal princípio dispõe que, para que ocorra o tratamento de dados nos cartórios é necessário que exista uma finalidade para tal. Quando se fala em proteção de dados, um dos objetivos é que os dados não circulem de forma livre, desimpedida, indiscriminadamente, desta forma, somente devem ser coletados os dados estritamente necessáriospara a realização da atividade fim.

Quais são as bases legais que fundamentam o tratamento de dados nos cartórios?

Além dos princípios norteadores, a Lei geral de proteção de dados – LGPD, dispõe acerca das bases legais, sendo estas as hipóteses previstas em lei, que regulamentam o tratamento de dados nos cartórios. As bases legais estão dispostas no art. 7º da LGPD, sendo a base legal mais conhecida, o consentimento. O consentimento nada mais é do que a vontade livre do titular em ter seus dados tratados. Todavia, embora seja uma base legal bastante utilizada pelas empresas, não é o fundamento mais adequado, haja vista ser abrangente demais. Nestes casos, sugere-se além do consentimento fundamentar com outra base legal.

Nas serventias extrajudiciais utilizam-se as mesmas bases legais?

Nas serventias extrajudiciais, uma das bases legais utilizada está prevista no art. 7º, II da LGPD, qual seja, para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. O responsável pela serventia é o controlador dos dados e portanto responsável pelos dados tratados, bem como pela adequação da serventia ao disposto na LGPD. Outrossim, quando falamos dos serviços prestados pelas serventias extrajudiciais, estas são reguladas por Lei, desta forma, o tratamento de dados realizado nas serventias extrajudiciais é feito para cumprimento de dever legalpelo controlador legal. As demais bases legais, dispostas na lei geral de proteção de dados, quais sejam:

• pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;
• para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
• quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
• para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem) ;
• para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
• para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
• quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais; ou
• para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.

Já que no que diz respeito às atividade administrativas da serventia, a base legal comumente utilizada é aquela disposta no art. 7º, V, da LGPD, qual seja, para execução de contrato ou procedimentos preliminares.

Ainda assim, é preciso ter cuidado ao optar pela base legal no tratamento de dados  nos cartórios

É imperioso destacar que as bases citadas, são aquelas usadas na maioria dos casos, nas situações que envolvem o tratamento de dados de usuários e clientes, bem como para as situações administrativas. Todavia, a depender do caso, o tratamento de dados nos cartórios pode ter como base legal, outras bases legais, por isso é imprescindível que os dados somente sejam coletados quando houver uma razão específica e cujo fundamento esteja previsto na LGPD. O tratamento de dados nos cartórios sem base legal, configura infração à Lei geral de proteção de dados – LGPD, podendo a serventia incorrer nas sanções previstas no art. 52 da LGPD. A importância de ter o suporte de um especialista em LGPD para adequar a sua serventia é inestimável, visto que uma boa consultoria pode elevar o nível de organização da rotina, proteção aos titulares e prevenção de infrações no seu cartório. Resultando em mais credibilidade e economia, afinal, a multa por infração pode chegar a um valor significativo.